25.06.2004

Основні запитання під час проведення моніторингу та оцінки ходу виконання плану

1. 1.    Чи досягаються цілі та задачі? Якщо вони досягаються, тоді визнати, винагородити  та розповісти про успіхи. Якщо цілі і задачі не досягаються, тоді дайте відповідь на наступні запитання.     
2. 2.    Чи будуть цілі досягнуті за графіком вказаним у плані? Якщо ні, то чому?
3. 3.    Чи слід змінити кінцеві строки виконання (треба обережно робити такі зміни – треба дізнатися чому реалізація заходів відстає від графіку, перед тим як вносити зміну в кінцеві строки виконання)?
4. 4.    Чи є в персоналу достатні  ресурси (кошти, обладнання, приміщення, підготовка, тощо) для того, щоб  досягнути цілі?
5. 5.    Чи є цілі та задачі все ще реалістичними?
6. 6.    Чи не слід змінити пріоритети для того, щоб зосередити більше уваги на досягнення  цілей?
7. 7.    Чи слід змінити цілі (треба обережно робити такі зміни – треба дізнатися чому цілі не досягаються, перед тим як проводити зміни)?
8. 8.    Про що можна дізнатися з нашого моніторингу та оцінки з тим, щоб покращити майбутні заходи з планування, а також покращити майбутні заходи в сфері моніторингу та оцінки?


Частота моніторингу і оцінки  
Частота перевірок залежить від типу організації та умов її діяльності. Організації, які мають швидкі внутрішні та/або зовнішні зміни, можуть виявити бажання проводити моніторинг виконання плану принаймні щомісяця.   

Правління директорів має перевіряти хід виконання плану принаймні один раз на квартал.
Керівництво вищого рангу має перевіряти хід виконання плану принаймні раз на місяць.

Звітування про результати моніторингу та оцінки
Регулярно писати звіти про хід виконання заходів. В звітах слід описувати:
1. 1.    Відповіді на вищенаведені запитання під час проведення моніторингу виконання плану.
2. 2.    Тенденції щодо успішності (або відсутності успішності) в досягненні цілей, в тому числі цілей та завдання.
3. 3.    Рекомендації щодо ходу виконання плану.
4. 4.    Будь-які дії, які необхідні керівництву.

Відхилення від плану
Немає нічого погано у відхиленні від плану. План - це лише загальне керівництво, а не жорсткий маршрут, яким необхідно слідувати.
Як правило, врешті-решт організація  змінюється з роками і дещо змінює свій напрямок роботи. Зміни в плані звичайно є результатом змін в зовнішньому оточенні організації та/або потреби клієнтів вимагають зміни організаційних цілей, здійсненні змін в наявності ресурсів з метою виконання початкового  плану, тощо.

Найбільш важливим аспектом відхилення від плану  є  знання  того, чому має місце таке відхилення, тобто розуміння того, що насправді має місце і чому.

Зміна  плану           
Необхідно визначити механізм для здійснення змін в плані, якщо це необхідно. Наприклад, стосовно змін, запишіть наступне:
1. 1.    Що є причиною внесення змін в план?
2. 2.    Чому необхідно внести зміни (“чому” часто означає інше ніж “що є причиною” змін).
3. 3.    Зміни, які необхідно внести, включаючи цілі. Завдання, обов’язки та строки виконання.

Важливо також
Розглядати різні версії плану (з виказанням нової дати на кожній версії плану)  
Регулярно зберігати старі копії плану.
Регулярно обговорювати та записувати досвід нещодавньої діяльності з планування  з тим, щоб підвищити ефективність наступного  заходу зі стратегічного планування.